Die Rechnungsstellung ist von entscheidender Bedeutung – nicht nur für die Organisation der Finanzen in Ihrem Kfz-Reparaturbetrieb, sondern auch für Ihre Kunden. Sie kann als Leistungs- und Verkaufsnachweis oder als Erinnerung für künftige Leistungen dienen.
Damit die Rechnungsverwaltung für Sie und Ihre Kunden gut funktioniert, brauchen Sie die richtige Software und eine gute Organisation. In diesem Leitfaden geben wir Ihnen Tipps, wie Sie die Rechnungsstellung in Ihrer Autowerkstatt im Griff behalten können.
Wie Sie Ihre Rechnungen organisieren können
Der Organisationsprozess für die Rechnungen Ihres Autoreparaturbetriebs sollte mit den Elementen beginnen, die Sie in die Rechnungen aufnehmen wollen.
Einige wichtige Elemente und ihre Vorteile sind…
- Ergebnisse der digitalen Fahrzeuginspektion: Obwohl Sie ihnen wahrscheinlich eine vollständige Aufschlüsselung ihres Inspektionsberichts geben werden, kann es für die Kunden hilfreich sein, mehrere Zugriffspunkte für diese Informationen zu haben.
- Messungen: An Aspekten wie Reifen und Bremsen werden wichtige Messungen vorgenommen, die bei der Planung künftiger Wartungsarbeiten hilfreich sind und auch den Verschleiß im Laufe der Zeit aufzeigen können.
- Informationen über die Dienstleistungen und Verkäufe, die dem Ticket eines Kunden hinzugefügt wurden: Die Kunden möchten genau wissen, wofür sie ihr Geld ausgeben, und Ihre Mechaniker wollen einen Nachweis über die erbrachten Leistungen. Wenn Sie diese Informationen in Ihre Rechnung aufnehmen, haben beide Parteien einen permanenten Nachweis über die finanziellen Aspekte der erbrachten Dienstleistungen und Produkte, so dass Ihr Unternehmen die volle Verantwortung übernehmen kann.
- Empfehlungen für künftige Arbeiten: Empfehlungen, die ein Kunde bei seinem Besuch in Ihrer Werkstatt abgelehnt hat, schützen Sie, wenn sich der Zustand seines Fahrzeugs verschlechtert. Sie können als Erinnerung dienen und dem Kunden helfen, mögliche künftige Kosten im Zusammenhang mit den empfohlenen Dienstleistungen vorauszusehen.
- Datum des nächsten Wartungstermins: Wenn ein Kunde seine Rechnung erhält, sollte er sehen können, wann sein nächster Wartungstermin ansteht. Dies wird höchstwahrscheinlich dazu führen, dass er seinen Termin im Voraus bucht. Dies kann Ihrem Unternehmen helfen, die Arbeitslast zu bewältigen, organisiert zu bleiben und einen zuverlässigen Kundenstamm aus Stammkunden aufzubauen.
- Fahrzeugkilometerstand in der Werkstatt und außerhalb der Werkstatt: Schützen Sie sich vor Anschuldigungen, indem Sie den Kilometerstand des Fahrzeugs dokumentieren, wenn es in die Werkstatt kommt und kurz bevor es sie verlässt. Dies stärkt das Vertrauen der Kunden in Ihre Werkstatt, da es ein hohes Maß an Kompetenz und Transparenz zeigt.
Zu vermeidende Fehler bei der Rechnungsstellung
Bei der Gestaltung Ihrer Rechnungen gibt es einige Dinge zu vermeiden, wenn Sie das Vertrauen zwischen Ihren Kunden und den Mechanikern aufrechterhalten wollen.
Hier sind einige der wichtigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt,…
Hinzufügen von Überraschungsgebühren
Niemand gibt gerne Geld für zusätzliche Kosten aus, die er nicht versteht. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle zusätzlichen Kosten mitteilen, bevor eine Dienstleistung erbracht wird.
Diese zusätzlichen Kosten für durchgeführte Arbeiten können in einer Zeile zusammengefasst werden, anstatt sie einzeln aufzuschlagen. Die Kunden wollen Ihnen vertrauen können, und sie mit Kosten zu bombardieren, die sie nicht verstehen, kann dieses Vertrauen zerstören.
Fehlen eines klaren Markenauftritts
Ein konsistentes Branding kann Ihnen helfen, Kunden zurückzugewinnen und Ihr Unternehmen für die Kunden einprägsamer zu machen. Wenn Ihre Autowerkstatt nicht auf allen Kundenpapieren – auch auf den Rechnungen – ein klares Branding zeigt, haben Sie möglicherweise Probleme, Kunden zu halten.
Der Mangel an Berührungspunkten, den ein Kunde mit einer Reparaturwerkstatt hat, ist einzigartig für die meisten anderen Unternehmen. Das liegt daran, dass die einzige Interaktion mit der Werkstatt wahrscheinlich darin besteht, dass der Kunde sein Auto abgibt, bezahlt und entweder eine E-Mail oder eine physische Rechnung erhält.
Maximieren Sie diese wenigen Berührungspunkte, indem Sie einen hervorragenden Kundenservice bieten und eine klare Markenidentität auf Ihrer Rechnung zeigen.
Kein bestimmtes Fälligkeitsdatum für die Zahlung
Der Zeitplan für künftige Zahlungen im Rahmen eines Zahlungsplans muss unbedingt in die Rechnung aufgenommen werden. Die meisten Werkstätten werden zwar eine Vorauszahlung verlangen, doch sollten die endgültigen Kosten und die Einzelheiten, wie der Kunde zahlen kann, immer enthalten sein.
Eine Fakturierungssoftware kann Ihnen bei der Erstellung dieser Pläne helfen und sicherstellen, dass Sie für die erbrachten Leistungen pünktlich bezahlt werden.
Software für die Rechnungsverwaltung
Mit digitaler Prüfsoftware können Sie die Menge der automatisch in eine Rechnung eingefügten Informationen erweitern.
Sie können schnell und mühelos sicherstellen, dass Ihre vorgefertigten Rechnungen immer die gleichen standardisierten und relevanten Informationen enthalten.
Die verschiedenen Technologien bieten unterschiedliche Möglichkeiten für die geschäftlichen Anforderungen von Kfz-Werkstätten.
Die Softwareoptionen können Ihnen auch dabei helfen, sie zu organisieren und sicher aufzubewahren. Die Möglichkeit, Rechnungen abzurufen, indem Sie einfach nach dem Namen eines Kunden suchen, ist ein nützliches Instrument, mit dem Sie anstehende Termine im Auge behalten können.
Mit einer Rechnungsverwaltungssoftware können Sie auch schnell und einfach relevante Kundeninformationen abrufen, wenn es Probleme gibt. So haben sowohl Ihr Unternehmen als auch der Kunde alles, was Sie brauchen, um Probleme zu lösen und Termine zu buchen.
Außerdem haben Sie eine bessere Vorstellung davon, welche Teile und Werkzeuge benötigt werden, da Sie die Fahrzeugdaten gespeichert haben. Daher ermöglicht die Software eine bessere Bestandsverwaltung.
Um die richtige Software zu finden, müssen Sie einige Nachforschungen anstellen, denn es gibt mehrere Möglichkeiten. Ganz gleich, ob Sie einfach nur ein professionelleres und besser organisiertes Rechnungsstellungssystem suchen oder ob Sie detaillierte Notizen erstellen möchten – es gibt eine Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
Wir hoffen, dass Sie diesen Leitfaden zur Verbesserung der Rechnungsverwaltung in Ihrem Kfz-Reparaturbetrieb hilfreich fanden. Besuchen Sie unsere Homepage oder unseren Blog, um weitere Expertenratschläge vom Holts-Team zu erhalten.